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El software colaborativo (GROUPWARE) es un método y herramienta de trabajo en grupo que mejora el rendimiento de los funcionarios y permite que estos realicen sus actividades en la empresa o desde cualquier lugar geográfico donde se encuentren localizados, generando valor y excelentes beneficios económicos. Esto se logra con un equipo “virtual” conformado por personas que se comunican a través de las redes de datos y aplicaciones colaborativas ON LINE.

Módulos del Software

El software colaborativo se organiza a través de ESPACIOS que pueden simbolizar diversas estructuras: un área de la empresa, un proyecto y un cliente o conjunto de clientes. En resumen, los espacios de trabajo representan la estructura con la que su organización se gestiona.

El software cuenta con un TABLERO DE CONTROL (o resumen) que despliega la información más relevante y reciente del espacio de trabajo en el que se encuentra posicionado. Presenta un resumen del calendario de la semana actual, hitos y tareas atrasadas, mensajes recientes, los últimos documentos modificados, tareas pendientes y tiempos de ejecución.

  • GESTOR DE NOTAS: Son un medio de registrar y compartir comentarios sobre cualquier asunto o tema con los integrantes del grupo.
  • GESTOR DE CONTACTOS: Se pueden definir: empresas (cualquier tipo de organización) y/o contactos (son los datos de las personas que pueden pertenecer a una empresa).
  • GESTOR DE CALENDARIO: Es la vista que muestra los eventos del mes, la semana, o vista diaria o periodo determinado.
  • GESTOR DE CORREOS: Sigue el esquema tradicional de correo electrónico, con uno o varios destinatarios que se envían mensajes, con el valor agregado de que, si se registra en un ESPACIO DE TRABAJO compartido con otras personas, los demás miembros pueden ver el mensaje.
  • GESTOR DE DOCUMENTOS: El gestor de DOCUMENTOS almacena los archivos donde se registra la información, que pueden ser de diferentes tipos (Texto, planillas, presentaciones, imágenes, Videos, etc.).
  • GESTOR DE TAREAS: Se entiende como tarea, una actividad a realizar, la cual puede abarcar diferentes sub-tareas. Permite realizar el seguimiento, calificación y tiempo de ejecución.
  • PLATILLAS DE TAREAS: definen una o varias tareas (o sub-tareas) con parámetros preestablecidos. Facilitan la planificación y asignación de trabajo.
  • ENLACES WEB: son las direcciones URL de sitios web de interés o referentes a algún tema que se pueden vincular a los espacios de trabajo.
  • GESTOR DE TIEMPO: La vista de horas posibilita al usuario (funcionario) ingresar el tiempo transcurrido en la realización de un trabajo.
  • GESTOR DE REPORTE: Permiten reunir en una vista (hoja) toda la información relevante a algún objeto como las tareas, documentos, las horas de trabajo, etc. El usuario (funcionario) puede definir la información que necesita y tiene la opción de imprimir los reportes.
  • GESTOR DE ETIQUETAS: Es una palabra clave. Una etiqueta puede agrupar cualquier grupo de Objetos (documentos, tareas, hitos, mensajes, etc.).
  • USUARIOS (empleados): es un individuo que utiliza el sistema. Por lo general es una única persona. El usuario se asocia a una única cuenta y accede al servicio a través de un login y password para su autentificación.
  • MÓDULOS DE ADMINITRACIÓN: permite realizar la configuración y parametrización del software.